Como implementar Design Ops e seus principais componentes

DesignOps (Operações de Design) é uma função estratégica que visa melhorar a eficiência, consistência e escalabilidade da equipa de design. Para isso, é necessário estabelecer processos bem definidos e garantir que a equipa tenha tudo o que precisa para desempenhar as suas funções, com qualidade e competência.

No entanto, o Design Ops não diz respeito apenas a metodologias ou produtividade. Vai muito mais além, operando a 3 níveis: humano, processos e ferramentas. Em torno das pessoas, envolve a gestão de talentos, o recrutamento, onboarding, desenvolvimento profissional de cada elemento da equipa e a promoção de uma cultura de design colaborativa e inclusiva. Ao nível dos processos, procura a normalização de fluxos de trabalho e metodologias, juntamente com documentação clara e gestão das práticas de design. As ferramentas também são uma componente importante, no sentido de haver uma seleção, integração e manutenção de ferramentas que suportam o trabalho de design, tal como a garantia de que as ferramentas são usadas de forma consistente e eficaz.

Principais componentes do DesignOps:

1. Padronização de processos – definir práticas claras para todas as etapas do design, partilha de recursos e criação de bibliotecas de elementos gráficos e multimédia acessíveis a toda a equipa, assegurando a reutilização e conformidade na sua aplicação.
2. Design System – criação de um sistema interno com componentes e tokens para os vários elementos do design. Cores, fontes, layout, ícones, ilustrações e animações, etc são tratados como recursos com um token que permite a reutilização nos diversos componentes de um projeto e minimiza a quantidade de alterações em elementos que se repetem.
3. Documentação e comunicação – manter registos detalhados, com caminhos, designações de pastas e ficheiros uniformizados, de forma a facilitar a troca de informação e conseguir uma comunicação transparante.
4. Gestão de projetos – utilizar ferramentas para acompanhar o progresso e gestão de metas e prazos.
5. Cultura de equipa – fomentar a colaboração e criatividade entre todas as equipas da empresa, para melhorar o ambiente de trabalho e sentido de pertença, com rituais, economato e outros elementos com identidade gráfica da empresa.
6. Onboarding e formação constante – garantir o acolhimento e a integração de novos membros na empresa, com manual, juntamente com um plano evolutivo de carreira que prevê a melhoria o contínua das habilidades, através de ações de formação.

DesignOps no trabalho em equipa:

Organizar

• Estruturar a equipa de design dentro da empresa.
• Formar equipas com competências diversificadas.
• Definir papéis individuais e o papel global do departamento de design.

Colaborar

• Definir uma estrutura para rituais e reuniões regulares.
• Garantir ambientes físicos e virtuais que incentivem a colaboração.
• Estabelecer práticas de partilha de interesses e habilidades.

Humanizar

• Desenvolver práticas de entrevistas específicas e adaptadas às necessidades do design.
• Criar processos consistentes de integração para novos membros.
• Definir percursos de carreira claras e transparentes, tanto para funções de gestão como técnicas.

Design Ops na metodologia e processo do trabalho

Padronizar

• Documentar e otimizar o processo de design do início à entrega.
• Alinhar atividades de design com os objetivos gerais da empresa.
• Garantir o uso consistente de ferramentas para facilitar a colaboração.

Harmonizar

• Criar um sistema de design para melhorar a comunicação e agilidade.
• Construir repositórios de dados de pesquisa de utilizadores acessíveis a todos.
• Desenvolver ativos e modelos de design para partilha de ativos entre toda a equipa.

Priorizar

• Identificar obstáculos no fluxo de trabalho.
• Avaliar a capacidade da equipa para alocar tarefas e projetos.
• Utilizar critérios objetivos para definir prioridades entre projetos e recursos.

Impacto do Design Ops an empresa

Medir

• Definir o que se considera “bom” e “concluído”.
• Alinhar métricas para avaliar a qualidade do design.
• Aplicar princípios de design como critérios objetivos ao longo do processo.

Comunicar

• Comunicar de forma clara o valor e o papel do design na empresa.
• Partilhar histórias de sucesso centradas no utilizador.
• Reconhecer e premiar a aplicação das boas práticas de design.

Capacitar

• Ensinar outras equipas a utilizar as ferramentas e recursos de design.
• Criar manuais acessíveis para democratizar o design.
• Oferecer formação para garantir o uso correto das práticas de design.

Benefícios do Design Ops

• Eficiência – elimina tarefas repetitivas e melhora o fluxo de trabalho.
• Qualidade – garante consistência visual e fortalece a identidade da marca.
• Escalabilidade – facilita a expansão das equipas sem comprometer a produtividade.
• Comunicação – promove a integração entre diferentes áreas da empresa, para evitar atrasos e falhas.
• Adaptação ao mercado – permite respostas rápidas às mudanças e necessidades dos clientes.

As empresas que investem em Design Ops conseguem criar soluções inovadoras, otimizar processos e construir equipas mais eficientes. Concluímos, portanto, que esta questão não afeta apenas a equipa de design, nem se trata de um detalhe técnico desta área tão específica. Pelo contrário, o Design Ops pode estender-se a toda a empresa e todos podem beneficiar disso.