Metodologias de teletrabalho: como implementar trabalho remoto em tempo de crise

Trabalhar a partir de casa é um novo desafio quer para as pessoas quer para as empresas. As circunstâncias atuais forçaram, num curto espaço de tempo e sem um planeamento prévio, uma grande parte dos trabalhadores a adotarem um regime de teletrabalho. 

Para o efeito, decidimos avançar com uma metodologia de trabalho pensando as ferramentas de trabalho como estratégia para organizar a comunicação entre as várias equipas. Após pesquisar várias metodologias e artigos sobre o assunto, compilamos tudo, adaptando à nossa realidade enquanto empresa tecnológica, e chegamos a uma metodologia que permita gerir e minimizar o impacto desta nova realidade, em 5 pontos essenciais:

1. A organização e a documentação dos procedimentos de trabalho, bem como as ferramentas a usar, são fundamentais nesta nova forma de trabalhar.
2. É essencial estabelecer objetivos e definir métricas de produtividade, quer ao nível individual quer ao nível de grupo de trabalho.
3. É fundamental criar um ambiente de trabalho em casa separado do ambiente familiar.
4. A comunicação entre as pessoas tem que ser mantida e mais organizada do que em ambiente de escritório.
5. Assegurar um horário de trabalho e estabelecer momentos de pausa fora dos ecrãs é fundamental para manter a nossa saúde física e mental.

Ferramentas de trabalho

• Plataformas de gestão e documentação, para planeamento dos projetos e documentação dos procedimentos para memória futura. É também com estas ferramentas que se podem partilhar calendários, definir entregas, distribuir tarefas e responsabilidades pelos elementos da equipa e manter os registos de tempo gasto em cada projeto.
• Canais de mensagens de texto instantâneas, que permitem uma forma de comunicação individual ou partilhada, que deverá ser única e comum a todos os elementos para evitar perdas de comunicação. Estes canais não servem de mecanismo de documentação pois a informação poderá perder-se no tempo. Trata-se de uma ferramenta de comunicação assíncrona, que não requer resposta em tempo real, concedendo flexibilidade de tempo de resposta ao receptor. Tipicamente estas mensagens devem identificar a pessoa a quem nos dirigimos com o @, em contexto de canal de grupo.
• A vídeo conferência é a plataforma de comunicação síncrona (em tempo real) para se usar nas reuniões. As reuniões devem ser curtas, preparadas antecipadamente, com uma ordem de trabalhos e agendadas com antecedência e podem ser gravadas e arquivadas. O uso de câmara de vídeo é vivamente aconselhado para se tirar partido da comunicação não verbal, de forma a tornar as reuniões mais próximas. 
• O e-mail mantém para comunicações formais e comunicações para fora, com clientes, fornecedores e parceiros, por exemplo.
• O telemóvel será mais para questões de alta prioridade e grande urgência.

Objetivos

Estabelecer objetivos e monitorizá-los torna-se ainda mais importante durante o teletrabalho. Aqui os chefes de equipa têm um desafio acrescido e cada um deve estabelecer objetivos individuais adaptados às suas funções. É fácil neste contexto ficarmos perdidos e desfocados. Criar uma rotina de registo da nossa atividade diária é essencial.

Ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho em casa influencia fortemente o nosso estado de espírito. Quando possível, devemos separar uma divisão e dedicá-la exclusivamente ao trabalho remoto. A implementação de uma rotina onde nos levantamos à mesma hora e nos vestimos para trabalhar também ajuda a criar o mindset correto.

Comunicação

A comunicação deverá ser (sempre que possível) assíncrona, permitindo cada um gerir o seu tempo, mas também devem haver momentos de comunicação síncrona (vídeo conferência) numa base regular para o alinhamento das equipas. Uma equipa pode, por exemplo, iniciar o seu dia de trabalho com uma vídeo conferencia de forma a alinhar os seus objetivos. A comunicação síncrona deve ser agendada previamente para que todos possam estar preparados e iniciar sem atraso.

Horário de trabalho

A decisão relativa a este ponto cabe a cada empresa conforme as suas necessidades específicas. Tal como os dois tipos de comunicação anteriormente descritos, existem também dois tipos de regime de teletrabalho. No trabalho sincrónico os elementos cumprem um determinado horário certo. Este tipo de trabalho é ideal para empresas que têm equipas interdependentes do trabalho umas das outras. No trabalho assíncrono os trabalhadores dispõe de maior liberdade de horário e estão essencialmente vinculados a atingir objetivos definidos pela direção. Seja qual for o tipo de horário escolhido, esta decisão deve ser comunicada de forma clara, não deixando dúvidas relativas a qual dos regimes cada colaborador ou cada equipa estão vinculados. Em qualquer um dos casos devem ser contempladas pausas com alguma regularidade. O conforto da nossa casa pode levar-nos a esquecer com mais facilidade que estamos em frente a um computador. Descansar os olhos e alongar os músculos é vital para o bem-estar a longo prazo.